Czym jest konferencja prasowa?
Konferencja prasowa jest wydarzeniem medialnym, podczas którego dziennikarze są zapraszani przez osoby chcące przekazać mediom pewne informacje.
Jak zorganizować dobrą konferencję prasową?
- Temat
- Media interesują się nowymi, ciekawymi i wartościowymi informacjami. Tematem takiego newsa podawanego podczas konferencji powinny być zdarzenia wyjątkowo wielkie lub gwałtownie nasilające się, krótkotrwałe lub powtarzalne, jednoznaczne, nie budzące wątpliwości, łatwo zauważalne, znaczące, nagłe i niespodziewana, ale także zgodne z oczekiwaniami
- Termin
- Nie może być on przypadkowy. Należy sprawdzić czy konferencja, którą chcemy przeprowadzić nie koliduje z innymi ważnymi wydarzeniami.
- Miejsce
- Należy wybrać takie miejsce, które jest znane dziennikarzom, tak by nie było problemu z dotarciem. Zaliczyć do nich można siedzibę firmy, hotel czy też urząd. Czasami warto także zastanowić się nad miejscem niekonwencjonalnym, które jest związane z tematem spotkania.
- Scenariusz
- Każda konferencja prasowa powinna mieć swój dokładny scenariusz. Konferencje nie mogą być za długie. Wyznacznikami dobrej konferencji prasowej są: sprawny przebieg, krótkie, merytoryczne przemówienia, oryginalne niespodzianki, budowanie napięcia oraz atrakcyjna scenografia. Taka konferencja, wraz z czasem na pytania i odpowiedzi, powinna trwać nie dłużej niż 45 minut.
- Materiały informacyjne
- Takie materiały powinny zawierać rzeczy nowe, ważne z punktu widzenia dziennikarzy oraz ciekawe.
- Wystąpienia
- Osoba organizująca konferencję powinna dobrze się zaprezentować przed Gośćmi. Ważny jest wygląd zewnętrzny, „mowa ciała” – język pozawerbalny, odpowiedni dobór języka, dopasowany do tematyki i odbiorców, zwięzłość wypowiedzi oraz jej zawartość merytoryczna. Przed takim wystąpieniem należy opracować zestaw trudnych pytań, które mogą pojawić się w trakcje jego trwania i szczegółowo opracować na nie odpowiedzi.
- Gadżety
- Nieodłączonym elementem konferencji prasowych są wszelkiego rodzaju gadżety pamiątkowe oraz reklamowe. Można do nich zaliczyć długopisy, breloczki, T-Shirty oraz inne upominki mające związek z działalnością firmy lub organizacji oraz tematyką konferencji.
- Poczęstunek
- Po konferencji należy zapewnić poczęstunek. W czasie trwania wystąpienia, na stołach powinny znaleźć się tylko napoje.
- Zaproszenia
- Przygotowane zaproszenia na konferencje powinny być oryginalne, ciekawe graficznie oraz estetyczne. Można do takiego zaproszenia dołączyć program konferencji, a także krótka zajawka informacyjna o przewodnim temacie konferencji.
- Baza danych
- Każda firma, organizacja czy też instytucja, organizująca konferencję prasową, powinna mieć dobrze opracowaną bazę dziennikarzy posegregowaną ze względu branże tematyczne oraz zasięg.
Jakie cechy powinna posiadać informacja prasowa?
Informacja prasowa powinna posiadać:
- Czytelny nagłówek pokazujący, kto ją przysłał.
- Datę jej napisania.
- Tytuł (czytelny nagłówek) wskazujący, jaka jest jej treść.
- Zwięzłą formę (najlepiej na 1 lub 2 kartkach papieru A4).
- Tekst takiej informacji powinien być napisany na komputerze (z podwójnym odstępem między liniami).
- W stopce każdej strony (której ciąg dalszy jest na następnej stronie) powinna znajdować się informacja „dalej” lub „więcej” (tak by zaznaczyć, że tekst jest kontynuowany).
- Kartki powinny być ponumerowane.
- Na ostatniej kartce powinno znajdować się słowo „koniec”.
- Po linii ze słowem „koniec” powinna znajdować się następna linia „Dodatkowe informacje…” i powinno się tutaj znajdować nazwisko oraz numer telefonu/faksu pracownika public relations odpowiedzialnego za kontakty z prasą.
Więcej wartościowych informacji możesz znaleźć również w naszym głównym portalu turystycznym Visiton, który skupia oferty na noclegi w Polsce. Wygodna wyszukiwarka, możliwość wyszukiwania po obszarze i wiele innych nowości. Dodatkowo, Visiton posiada rozwinięty dział “porad” gdzie można znaleźć wartościowe artykuły szerzej opisujące zagadnienia opisane tutaj. Wejdź i przekonaj się.
